Contrato de encargo del tratamiento de datos personales (DPA)

En resumen: cuando organizas una sala para un centro educativo, una empresa u otra entidad, tú (la entidad organizadora) eres el responsable del tratamiento de los datos de los participantes y limequiz es tu encargado del tratamiento. Este contrato es el que el artículo 28 del Reglamento general de protección de datos (RGPD) exige entre ambos. Sigue las cláusulas contractuales tipo entre responsables y encargados del tratamiento de la Comisión Europea (Decisión de Ejecución (UE) 2021/915), adaptadas a limequiz. Si aceptas las Condiciones de uso, aceptas también este contrato. Los centros educativos y las organizaciones de mayor tamaño pueden solicitar una copia para firmar en hello@limequiz.com.

Partes

Responsable del tratamiento («el responsable»): la entidad organizadora en cuyo nombre una persona que presenta dirige salas, identificada mediante la cuenta y el espacio de trabajo de dicha persona. Quienes presentan confirman que están autorizados para aceptar este contrato en nombre de la entidad.
Encargado del tratamiento («limequiz»): la persona trabajadora autónoma que gestiona limequiz, en España. Su nombre completo, NIF y domicilio figuran en cualquier copia firmada y se facilitan a petición. Contacto: hello@limequiz.com.

1. Objeto y ámbito

1.1 Este contrato regula cómo trata limequiz datos personales por cuenta del responsable cuando este utiliza limequiz para organizar salas, en los términos descritos en el Anexo I. Se aplica junto con las Condiciones de uso.

1.2 Quedan fuera de este contrato los datos que limequiz trata como responsable del tratamiento por cuenta propia (cuentas, facturación y similares), que se rigen por la Política de privacidad.

1.3 En caso de conflicto entre este contrato y las Condiciones de uso en materia de datos personales, prevalece este contrato. Ninguna de sus estipulaciones contradice el RGPD ni la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

2. Instrucciones

2.1 limequiz trata los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable, salvo que el Derecho de la Unión o de los Estados miembros le exija otra cosa. En tal caso, informará de ello al responsable antes del tratamiento, salvo que ese Derecho lo prohíba. Constituyen instrucciones del responsable estas cláusulas, las Condiciones de uso y el uso que haga de las funciones y los ajustes de limequiz.

2.2 limequiz informará inmediatamente al responsable si considera que una instrucción infringe el RGPD u otra norma de protección de datos.

2.3 limequiz no utiliza los datos personales de las salas para fines propios. En particular, no los utiliza con fines publicitarios, para elaborar perfiles, para entrenar modelos de inteligencia artificial (IA) ni para venderlos. Sí puede contabilizar totales anónimos sobre el servicio, como el número de salas realizadas.

3. Responsabilidades del responsable

El responsable decide los fines y los medios del tratamiento y es responsable de contar con una base jurídica, de informar a los participantes (el aviso de la pantalla de acceso a la sala de limequiz ayuda, pero no sustituye la información que debe facilitar el responsable) y de las instrucciones que imparte. Los centros educativos siguen siendo responsables de los datos de su alumnado, también cuando publican resultados (LOPDGDD, artículo 92). El responsable no encargará a limequiz el tratamiento de categorías especiales de datos ni introducirá datos personales del alumnado o de otras personas en lo que envíe a las funciones de IA (véanse las Condiciones de uso). Los post-its agrupados por ideas envían a Anthropic las notas de los participantes (Anexo III); si el responsable no lo quiere, debe desactivar «Agrupar por ideas al mostrar» en el bloque.

4. Confidencialidad

limequiz permite el acceso a los datos personales únicamente a las personas que lo necesiten para prestar el servicio y se asegura de que estén sujetas a un deber de confidencialidad.

5. Seguridad

limequiz aplica las medidas técnicas y organizativas indicadas en el Anexo II y las mantiene adecuadas al riesgo, teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación y la naturaleza y los riesgos del tratamiento (RGPD, artículo 32).

6. Subencargados del tratamiento

6.1 El responsable concede a limequiz autorización general por escrito para recurrir a los subencargados que figuran en el Anexo III (publicados también en /es/legal/subprocessors).

6.2 limequiz informará al responsable con al menos 30 días de antelación de cualquier incorporación o sustitución de un subencargado, mediante correo electrónico dirigido a la persona propietaria del espacio de trabajo del responsable y en la página de subencargados. Dentro de ese plazo, el responsable podrá oponerse por motivos razonables de protección de datos. En tal caso, las partes buscarán una solución. Si no la hay, el responsable podrá dar por terminado el servicio y limequiz le reembolsará la parte no utilizada de cualquier periodo de pago.

6.3 limequiz tiene suscrito con cada subencargado un contrato por escrito que le impone las mismas obligaciones de protección de datos que las de este contrato. limequiz responde ante el responsable del cumplimiento por parte del subencargado de sus obligaciones y le informará si alguno las incumple.

7. Transferencias internacionales de datos

limequiz solo transfiere datos personales fuera de la UE/EEE siguiendo instrucciones del responsable y de conformidad con el capítulo V del RGPD. El Anexo III indica la ubicación de cada proveedor y la garantía aplicada, como las Cláusulas Contractuales Tipo. Si una garantía deja de ser válida, limequiz se lo comunicará al responsable y adoptará las medidas adecuadas, que pueden incluir el traslado del tratamiento o la interrupción de la transferencia.

8. Asistencia al responsable

8.1 Solicitudes de los interesados. Si una persona se dirige a limequiz en relación con sus datos de una sala, limequiz trasladará la solicitud al responsable sin responderla por sí mismo, salvo que el responsable le instruya otra cosa. limequiz ayuda al responsable a atender las solicitudes de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición, mediante las herramientas de limequiz (por ejemplo, eliminar participantes o exportar resultados).

8.2 Evaluaciones de impacto y autoridades. limequiz ayudará al responsable en las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, en las consultas previas y en las relaciones con las autoridades de control, teniendo en cuenta la naturaleza del tratamiento y la información de que dispone.

8.3 Información y auditorías. limequiz pondrá a disposición del responsable la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permitirá y contribuirá a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte del responsable o de un auditor elegido por este. Las auditorías se realizarán con un preaviso razonable, en horario laboral, sin perturbar el servicio ni poner en riesgo los datos de otros clientes, y a costa del responsable, salvo que de la auditoría resulte que limequiz ha incumplido este contrato.

9. Violaciones de la seguridad de los datos personales

9.1 limequiz notificará al responsable, sin dilación indebida y en un plazo máximo de 48 horas desde que tenga conocimiento de ella, toda violación de la seguridad que afecte a los datos del responsable.

9.2 La notificación indicará, en la medida en que se conozca: la naturaleza de la violación (con las categorías y el número aproximado de participantes y de registros afectados), sus posibles consecuencias, las medidas adoptadas o propuestas y un punto de contacto. Si no es posible facilitar toda la información a la vez, limequiz la irá facilitando a medida que disponga de ella.

9.3 limequiz ayudará al responsable a cumplir su propia obligación de notificar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en el plazo de 72 horas y, cuando proceda, a las personas afectadas.

10. Conservación, supresión y devolución

10.1 Durante el servicio. limequiz conserva cada sala, con los datos de sus participantes, durante 12 meses desde su creación, en todos los planes. Transcurrido ese periodo, la suprime automáticamente. El responsable puede suprimir una sala antes y exportar sus resultados antes de su supresión.

10.2 Al finalizar. Cuando termine la prestación del servicio, el responsable decide si limequiz suprime o devuelve los datos (LOPDGDD, artículo 33.3). El responsable se lo comunicará a limequiz en un plazo de 30 días desde que termine el servicio. Si no lo hace, limequiz los suprimirá. La supresión en los sistemas en producción es inmediata y las copias de seguridad se van sobrescribiendo en un plazo de 30 días. limequiz confirmará la supresión por escrito si se le solicita. Solo podrá conservar datos cuando la ley lo exija o, debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de su relación con el responsable (LOPDGDD, artículo 33.4).

11. Duración y resolución

Este contrato tiene vigencia mientras limequiz trate datos del responsable. Cualquiera de las partes podrá resolverlo si la otra lo incumple de forma grave o reiterada y no lo subsana en un plazo razonable desde que se le requiera para ello, y el responsable podrá suspender entretanto el tratamiento. Una vez terminado el contrato, se aplicará la cláusula 10.2.

12. Responsabilidad, ley aplicable y tribunales

La responsabilidad derivada de este contrato se rige por las Condiciones de uso (sección 11), sin que ello limite los derechos que el RGPD (artículo 82) reconoce a los interesados. Este contrato se rige por el Derecho español, y son competentes los juzgados y tribunales que indica la sección 16 de las Condiciones de uso.

Anexo I: descripción del tratamiento


Objeto y naturaleza	Alojamiento y ejecución de cuestionarios y talleres en directo: almacenar los apodos y las respuestas de los participantes, mostrárselos a quien presenta, calcular los resultados y, cuando quien presenta agrupa los post-its por ideas, que Anthropic ordene las notas por ideas y marque las hirientes
Finalidad	Prestar limequiz al responsable
Duración	Mientras dure el servicio y durante el periodo de conservación de la cláusula 10
Personas afectadas	Participantes (alumnado, personas en formación, compañeros de trabajo, asistentes a eventos) y quienes presentan, en la medida en que aparecen en sus propias salas
Datos personales	Apodo o nombre de pila; un personaje (un aspecto generado a partir del nombre, que el participante puede cambiar); respuestas a las preguntas del cuestionario; respuestas de texto libre; cuándo se unió el participante a la sala y cuándo fue visto por última vez; un token aleatorio por sala y el código de acceso. No se recogen direcciones de correo electrónico, números de teléfono ni cuentas.
Datos técnicos	La dirección de red figura en los registros de corta duración de los proveedores de alojamiento y de base de datos. La base de datos de limequiz solo conserva un hash con clave de ella, durante aproximadamente un día, para limitar la frecuencia de las peticiones.
Categorías especiales de datos	Ninguna prevista. Quienes presentan no deben solicitarlas ni introducirlas en las funciones de IA.
Instrucciones	Almacenar y mostrar los datos para la sala; suprimirlos según lo configurado; no utilizarlos para ningún otro fin
Conservación	12 meses desde la creación de la sala, en todos los planes. Se suprimen antes si quien presenta suprime la sala, o a petición.

Anexo II: medidas de seguridad

limequiz está a cargo de una sola persona (el «operador»). Estas son las medidas vigentes en la fecha de esta versión (véase el principio de este documento).

Control de acceso

Seguridad a nivel de fila (row-level security) en la base de datos. Quienes presentan solo pueden ver los datos de su propio espacio de trabajo. Los participantes no tienen cuenta. Solo pueden actuar en una sala mediante un token por sala firmado y verificado por el servidor. Lo que una sala muestra en la pantalla grande (nombres, respuestas reveladas, marcador) puede leerse con el código de la sala hasta que la sala se suprime. Los códigos son aleatorios, las salas no aparecen en listados ni en buscadores y se bloquean los intentos repetidos.
La clave que da acceso completo a la base de datos existe únicamente en el lado del servidor y nunca se envía a los navegadores.
Los tokens de API personales para el servidor MCP se almacenan únicamente como hashes. Los tokens se muestran una sola vez y pueden revocarse.
El acceso del operador a los sistemas de producción se limita a lo necesario para operar el servicio y prestar soporte. Las cuentas del operador en los proveedores del anexo III y en el servicio donde se aloja el código están protegidas con autenticación en dos pasos.

Protección de los datos

El tráfico hacia y desde limequiz se cifra en tránsito (HTTPS). El proveedor de la base de datos cifra los datos en reposo (AES-256).
Minimización de datos desde el diseño: los participantes no tienen cuenta ni correo electrónico. Las direcciones de red no se almacenan en la base de datos. Se transforman en un hash con clave para limitar la frecuencia de las peticiones (rate limiting) y se eliminan al cabo de aproximadamente un día.
Las respuestas de los participantes no se incluyen en correos electrónicos. Solo llegan a un proveedor de IA como post-its que quien presenta agrupa por ideas: el texto de las notas, sin decir quién las escribió, y nunca las notas que quien presenta ha ocultado (Anexo III).
Supresión automática de los datos de los participantes una vez transcurrido el periodo de conservación, y supresión por quien presenta en cualquier momento.

Resiliencia y recuperación

Copias de seguridad diarias realizadas por el proveedor de la base de datos, que se guardan en la misma región de la UE y se sobrescriben en un plazo máximo de 30 días.
Limitación de la frecuencia de las peticiones (rate limiting) al acceder a las salas, al intentar adivinar códigos de sala y al generar contenido con IA.

Organización

El operador está sujeto a un deber de confidencialidad. Todo colaborador externo con acceso a datos personales quedará obligado por escrito a guardar confidencialidad y a cumplir las obligaciones de este contrato, y se incorporará al Anexo III antes de que acceda a los datos.
Procedimiento escrito para las violaciones de la seguridad de los datos personales.
Los proveedores se eligen por sus compromisos en materia de seguridad y protección de datos y tienen contratos de encargo del tratamiento con limequiz. Se conservan copias.
Los informes sobre cuestiones de seguridad pueden enviarse a hello@limequiz.com.

Anexo III: subencargados autorizados

La lista publicada en /es/legal/subprocessors forma parte de este contrato. En resumen, en la fecha de esta versión: Supabase (base de datos) y Vercel (alojamiento) tratan datos de los participantes. Anthropic (IA) trata el texto de los post-its de los participantes, sin decir quién los escribió, cuando quien presenta los agrupa por ideas, además de lo que envía quien presenta. Resend (correos electrónicos) recibe únicamente datos de quienes presentan; figura en la lista por transparencia y no es subencargado de los datos de los participantes.